10 de outubro de 2024

Política De Donaciones Y Patrocinios

1 Objetivo

1.1 Alcance

1.2 Alteraciones realizadas

2 Definiciones, terminología y siglas

3 Principios básicos para donación y patrocinio

3.1 No se admitirán propuestas de patrocinios y donaciones hechos por

4 Selección de las propuestas de patrocinio o donación

4.1 Solicitud de Donación

4.2 Solicitud de Patrocinio

5 Concesión de patrocinio con o sin incentivos

5.1 Propuesta de Patrocinio con Incentivos

5.2 Propuesta de Patrocinio sin Incentivos

5.3 Rendición de cuentas

6 Concesión de patrocinio con o sin incentivos

6.1 6.1 Las donaciones se pueden caracterizar como

6.2 Donación de Inmovilizados

6.3 Rendición de cuentas

7 Responsabilidades, Excepcionalidades y Disposiciones generales

8 Referencias

1 OBJETIVO

Este procedimiento tiene por objetivo establecer Directrices para la gestión de los procesos relativos a la concesión de donaciones y patrocinios.

1.1 Alcance

Este documento se aplica a las unidades de negocio de AMAGGI en Brasil.

1.2 Alteraciones realizadas

– Alteración de la redacción para mejor comprensión;

– Tramitación para acogida del proceso de D&P;

– Actualización de la definición de patrocinio;

– Actualización de la definición de donación;

– Inclusión del ítem “Principios Básicos para Donación y Patrocinio”.

2 DEFINICIONES, TERMINOLOGÍA Y SIGLAS

Para efectos de este documento, acerca del tema en la empresa, se conceptúa como:

Patrocinio: Cualquier contribución (financiera o no) a terceros, a cambio de algún tipo de beneficio (contrapartida) que agregue valor a la postura de AMAGGI. Las contrapartidas pueden ser, por ejemplo, la exposición de la marca, la inserción de material promocional en la carpeta de los participantes de un evento, la cesión de un espacio para recibir a los clientes, entre otros.

Donación: Cualquier contribución (financiera o no) a terceros, cuando no hay, a cambio, un beneficio (contrapartida). Pueden ser, por ejemplo, proyectos culturales, sociales, ambientales o deportivos sin contrapartida.

Inversión Social Privada: Es el uso voluntario planificado de recursos privados en proyectos de interés público. En AMAGGI, las inversiones sociales privadas se realizan, no solamente sino preferencialmente, a la “Fundação André e Lucia Maggi”, por medio de sus programas y proyectos.

Propuesta: Es el documento que le presenta el interesado a AMAGGI y que contiene informaciones para evaluación de la adecuación y de la concesión de patrocinio o donación a la política de donaciones y patrocinios, la evaluación de relevancia e impacto de la propuesta e interés de AMAGGI en la misma. La propuesta se la debe entregar con todos los ítems determinados por AMAGGI, incluso el proyecto, cuando necesario.

Activo Inmovilizado: Son los bienes tangibles detenidos para uso en la producción o suministro de mercaderías y/o servicios, para alquiler a otros, o para fines administrativos y que se espera usar durante más que un período. (Fuente: CPC 27 Activo Inmovilizado).

3. PRINCIPIOS BÁSICOS PARA DONACIÓN Y PATROCINIO

Es deber de todos cumplir los principios básicos al tratar de Donaciones y Patrocinios. Son ellos:

• No se puede conceder ningún beneficio para obtener ventaja indebida;

• Hace falta que se atienda totalmente a la legislación vigente;

• Está prohibida la donación de recursos a partidos políticos, campañas políticas y/o candidatos a cargos políticos, con recursos de la empresa, según legislación en vigor;

• No se puede generar ninguna percepción negativa que venga a afectar la imagen de la empresa o de los administradores y colaboradores;

• Se los deben contabilizar adecuadamente y representar fielmente la realidad.

Solamente se deberán realizar Donaciones o Patrocinios al Poder Público, directa o indirectamente, si están en línea con los fines y propósitos sociales, ambientales, educativos y humanitarios, de las Directrices de AMAGGI, incluidas, pero no limitándose a:

• Promoción del bienestar de la comunidad;
• Desarrollo social, educativo y de la protección del medio ambiente; y/o
• Contribución para el desarrollo de comunidades, ciudades y regiones, preferencialmente en locales donde AMAGGI tiene operaciones.

Observación: Propuestas de patrocinio o donaciones advenidas de instituciones religiosas pueden ser beneficiadas o patrocinadas, desde que sean por medio de proyectos estructurados de carácter cultural, social, de salud, educativo, ambiental, deportivo u otros. Se veda el apoyo que esté vinculado a festividades religiosas o de carácter específicamente religioso.

3.1 No se admitirán las propuestas de patrocinios o donaciones hechas por:

• Solicitantes que no disfruten de idoneidad fiscal y crediticia.

4. SELECCIÓN DE LAS PROPUESTAS DE PATROCINIO O DONACIÓN

• A las propuestas se las deben evaluar con base en criterios técnicos que contemplen, entre otros aspectos, la credibilidad y capacidad administrativa del solicitante, la adecuación, los resultados previstos y que estén alineadas con el concepto de donación y patrocinio de AMAGGI.

4.1 Solicitud de Donación

• Todas las solicitudes de Donación se deben registrar en el sistema interno de AMAGGI (con excepción para intercompany, que siguen procedimiento contable) y ser aprobadas por el Director del área solicitante;
• El área de Inversión Social va a analizar el mérito de la donación, y puede aprobar o reprobar su tramitación. Si se la aprueba, se la enviará al departamento de Compliance;
• El departamento de Compliance va a analizar la conformidad del beneficiario/destinatario de acuerdo con el procedimiento interno de Due Diligence de Integridad. Si se la aprueba, se finalizará el proceso. Si se la reprueba y el solicitante así lo desee, se la encaminará a otro director para analizar o no el proceso como un todo.

4.2 Solicitud de Patrocinio

• Todas las solicitudes de Patrocinio se deben registrar en el sistema interno de AMAGGI y las debe aprobar el Director del área solicitante;
• El área de Comunicación Corporativa va a analizar el mérito del patrocinio, y puede aprobar o reprobar su tramitación. Si se lo aprueba, se lo enviará al departamento de Compliance;
• El departamento de Compliance va a analizar la conformidad del beneficiario/destinatario de acuerdo con el procedimiento interno de Due Diligence de Integridad. Si se lo aprueba, se finalizará el proceso. Si se lo reprueba y el solicitante así lo desea, se lo encaminará a otro director para analizar y aprobar o no el proceso como un todo.

5. CONCESIÓN DE PATROCINIO CON O SIN INCENTIVOS

El área de Comunicación Corporativa debe orientar las áreas internas interesadas en patrocinar proyectos de personas naturales o jurídicas, informándoles técnicamente sobre los procesos y los requisitos para el análisis del patrocinio, y velar por la aplicación de esta Política.

5.1 Propuesta de Patrocinio con Incentivos

AMAGGI podrá patrocinar proyectos, desde que atendidos los ítems de esta política, descritos arriba, encuadrados en legislaciones o fondos federales, estaduales y municipales de incentivo que permitan la deducción fiscal por parte de la empresa que los apoya. Las propuestas se podrán enviar hasta el final de octubre de cada año, de forma a permitir el análisis, por parte de AMAGGI, hasta diciembre del mismo año, cuando hay la confirmación de la disponibilidad o no de recursos para proyectos incentivados.

5.2 Propuesta de Patrocinio sin Incentivos

AMAGGI podrá patrocinar los proyectos, desde que atendidos los ítems de esta política descritos arriba. Las solicitudes propuestas de patrocinio sin incentivos deben seguir las orientaciones del ítem 4.2. Se recomienda registrar la solicitud, como mínimo, con 30 (treinta) días de antelación a la fecha de inicio del proyecto, de forma a permitir el tiempo hábil para el análisis. Algunos ejemplos de patrocinio encuadrados en la modalidad sin incentivo son: ferias o congresos agropecuarios, simposios, eventos que estén relacionados con la actuación de AMAGGI.

5.3 Rendición de cuentas

5.3.1 Se deberán adjuntar las evidencias y rendición de cuentas al sistema interno de la compañía hasta 45 (cuarenta y cinco) días después de la conclusión prevista en la solicitud.

5.3.2 En ninguna hipótesis el solicitante podrá invertir los recursos financieros en Objeto diferente de aquel acordado en el Contrato de Patrocinio;

5.3.3. No se aceptarán comprobantes de gastos efectuados con fecha anterior a la firma del instrumento contractual;

5.3.4 Se debe entender la rendición de cuentas como todo registro documental, fotográfico, audiovisual y digital que compruebe la donación o el patrocinio;

5.3.5 Para el patrocinio con incentivo fiscal, la comprobación financiera del proyecto la deberá hacer el solicitante junto al organismo público aprobado, dentro del plazo establecido por la legislación. Una vez realizada la comprobación por el organismo público, el solicitante deberá, además, realizar la rendición de cuentas junto a AMAGGI, según los criterios descritos en el ítem 5.3.1.

5.3.6 La no utilización de la inversión hecha por AMAGGI en el proyecto para el fin pretendido acarreará a la patrocinada las sanciones previstas en el contrato de patrocinio, así como las sanciones específicas de los organismos públicos en que el proyecto fue aprobado para captación del recurso.

5.3.7 El área de Compliance solo considerará el proceso concluido vía sistema después del análisis de las evidencias de la efectiva comprobación de la donación o patrocinio.

Obs.: Si el solicitante identifica que, por razones ajenas, necesitará de un plazo mayor que 45 días para presentar la rendición de cuentas, deberá encaminar al e-mail, compliance@amaggi.com.br, la solicitud de la alteración del plazo y la justificativa de esta necesidad para evaluación del departamento de Compliance.

6. CONCESIÓN DE DONACIONES DE BIENES O RECURSOS FINANCIEROS

6.1 A las donaciones se las pueden caracterizar como:

6.1.1 Bienes materiales:Se los caracteriza por muebles, equipos, vehículos, libros, uso y consumo, herramientas, entre otros, que ya no atienden a las necesidades de la compañía, pero están en buen estado y que se pueden donar a otras organizaciones. Se les dará preferencia a organizaciones del tercero sector, alineadas con la “Fundação André e Lucia Maggi”.

6.1.2 Donación de alimentos perecederos y no perecederos: Para este tipo de donación, hace falta que la unidad donadora se resguarde de la calidad de los alimentos donados (fecha de caducidad, estado de conservación, etc.) en lo que se refiere a normas fiscales, sanitarias y ambientales de ANVISA. Además de eso, se debe respetar el proceso de compra y adquisición del centro de costo y conta de mayor más adecuados para la finalidad de control de las donaciones externas.

6.1.3 Recursos financieros:La solicitud de recursos financieros se dará por los medios descritos anteriormente en esta norma y su aprobación dependerá de los recursos asignados por el área/unidad y del correcto procedimiento interno para la concretización de la donación.

6.2 Donación de Inmovilizados

Consultar DE-0095 Política de Gestión de Inmovilizados.

6.3 Rendición de cuentas

Para todos los casos de donaciones, cuando aplicable, se deberá emitir y firmar un Recibo de Donación entre las partes, en que consten los datos fiscales necesarios para el lanzamiento contable y fiscal de AMAGGI.

La institución beneficiaria también podrá encaminar otros documentos que le parezcan pertinentes para la rendición de cuentas, ya sea recibo propio de la entidad, comprobante de transferencia bancaria, informe institucional o fotos, entre otros.

7. RESPONSABILIDADES, EXCEPCIONALIDADES Y DISPOSICIONES GENERALES

Todos los colaboradores son individualmente responsables de asegurar el cumplimiento de este documento en complementación al Código de Ética de AMAGGI y a las legislaciones y reglamentaciones vigentes.

Cualquier incumplimiento de las directrices aquí descritas se deberá reportar por medio del Canal Confidencial de AMAGGI al 0800 647 0004 o al sitio https://canalconfidencial.com.br/amaggi.

Es de responsabilidad de los gestores inmediatos garantizar que su equipo reciba la orientación necesaria para atender a los requisitos de este documento.

8. REFERENCIAS

• Código de Ética de AMAGGI
• PG-0001 Política de Integridad
• DE-0095 Política de Gestión del Inmovilizado
• Acción Directa de Inconstitucionalidad (ADI) 4650, que resultó en la declaración de inconstitucionalidad del financiamiento de partidos políticos y campañas electorales por personas jurídicas
• Ley Federal nº 12.846/2013, conocida como Ley Anticorrupción y que dispone sobre la responsabilización administrativa y civil de personas jurídicas por la práctica de actos en contra de la administración pública.